La checklist du déménagement pour une entreprise
La checklist du déménagement pour une entreprise
Le changement d'adresse constitue un grand projet pour une entreprise. Nécessitant organisation et rigueur, sa réussite dépend de la réactivité de chacun. Pour mieux gérer les éventuels problèmes, d'avoir une checklist de déménagement pour les bureaux d’une société. Le changement d'adresse constitue un grand projet pour une entreprise. Nécessitant organisation et rigueur, sa réussite dépend de la réactivité de chacun. Pour mieux gérer les éventuels problèmes, d'avoir une checklist de déménagement pour les bureaux d’une société.
Lancer les formalités
Le lancement des formalités commence par la résiliation du bail commercial. Le dirigeant ou le responsable est tenu d'informer le bailleur de son départ. Ainsi, il doit signifier son intention de changer de local via une lettre recommandée avec accusé de réception. Vous devez ensuite effectuer un audit des locaux.
Cette opération est importante pour prévoir les éventuels travaux avant votre emménagement. Il est conseillé de confier à votre collaborateur l'organisation des dossiers. Celui-ci doit réaliser du tri dans les archives ainsi que l'inventaire des éléments présents dans votre société. L'établissement d'un cahier de charges pour votre déménagement s'avère également nécessaire.
Il convient d'inclure dans ce dossier les éléments suivants
• la date du déménagement ;
• la liste des meubles et des objets à déménager ;
• les personnes qui vont faire la mise en carton.
Cette étape doit être réalisée avant de contacter un déménageur.
Choisir un déménageur
Pour préparer le déménagement de votre entreprise, il est important de solliciter l'aide d'un professionnel comme un déménageur. Vous devez envoyer votre cahier de charges à ce dernier au plus tard 3 mois avant le jour J. Le prestataire va le consulter afin d'établir un devis. Il peut déménager tous vos matériels dans les règles de l'art. Si vous disposez de nombreux mobiliers, vous pouvez envisager de louer un box de stockage pour entreprise.
Communiquer avec les collaborateurs
Il est de votre devoir d'informer vos salariés. En effet, vous avez besoin de leurs aides pour mener à bien toutes les démarches. Pour faciliter cette communication, vous pouvez organiser une réunion et nommer un responsable du déménagement.
Anticiper le départ
Il est fortement recommandé d'anticiper l'état des lieux de sortie deux mois avant la date du départ. Vous devez en même temps prévoir les travaux nécessaires afin de remettre les bureaux en état. Il faut visiter les nouveaux locaux avec vos collaborateurs.
Ouvrir les lignes téléphoniques et internet
L'ouverture d'une nouvelle ligne téléphonique doit être incluse dans la checklist déménagement entreprise. Vous devez vous assurer que les bureaux restent opérationnels. Il est aussi important de garder le contact avec vos fournisseurs et vos clients avant et après le déménagement. Il est conseillé de faire une résiliation auprès de l'opérateur téléphonique. En ce qui concerne les boxes internet, celles-ci doivent être restituées dans un délai de 10 jours.
Réaliser les changements d'adresse
Il est primordial de prévoir la mise à jour des supports de communications. Vous devez informer les administrations de votre changement d'adresse. Une fois cette démarche effectuée, vous pouvez établir une feuille de route afin de rappeler les missions de chacun. Cela permet de fluidifier le travail et d'éviter la perte de temps.
